行政院公報 第 13 卷 16 期 2487-2495 頁
修正「行政院農業委員會漁業署受理人民申請使用卷證作業要點」
全文內容:修正「行政院農業委員會漁業署受理人民申請使用卷證作業要點」,自即 日生效。 附修正「行政院農業委員會漁業署受理人民申請使用卷證作業要點」 附 件:行政院農業委員會漁業署受理人民申請使用卷證作業要點 中華民國 92 年 9 月 26 日行政院農業委員會漁業署 漁秘字第 0921350418 號令訂定 中華民國 96 年 1 月 23 日行政院農業委員會漁業署 漁秘字第 0961350039 號令修正 一、行政院農業委員會漁業署(以下稱本署)為便利人民依行政程序法第 四十六條及檔案法第十七條至第二十一條之規定,申請閱覽、抄錄、 複製或攝影有關資料或卷宗(以下簡稱卷證),並維護案卷安全,特 訂定本要點。 二、本署受理人民申請使用卷證,除法令另有規定外,依本要點辦理。 三、為健全檔案管理,促進檔案開放與運用,民眾及行政程序中之當事人 或利害關係人得向本署申請使用卷證,其申請使用方式如下: (一)閱覽。 (二)抄錄。 (三)複製。 (四)攝影。 四、申請使用卷證者,應依檔案閱覽抄錄複製收費標準(附件一)規定繳 納使用費或影印費。 五、申請使用卷證者應填具申請書(格式如附件二),並檢附相關身分證 明文件影本,以親送或書面通訊方式逐案申請。申請書應載明申請日 期、申請目的、有使用檔案原件之必要者,其事由、案由、檔號、申 請項目、申請人(如為代理,含代理人)之姓名、出生日期、身分證 明文件字號、地址、電話、代理人與申請人之關係。如係法人、團體 、事務所或營業所,請載明其名稱和地址。代理人如係意定代理人, 請檢具委任書(格式如附件三);如係法定代理人,請檢具相關證明 文件影本。申請人為法人、團體、事務所或營業所者,請附登記證影 本。 六、本署收到申請書,由業務主管單位審查申請案件是否符合規定,如有 不合規定或資料不全者,應通知申請人於七日內補正,屆期不補正或 不能補正者,得駁回其申請。申請案件應於收受申請書之日起三十日 內,以書面通知申請人審查結果;如有補正資料者,自補正之日起算 。通知時,經核准案件,應指定日、時、處所;駁回案件,應敘明理 由。 七、申請使用卷證經同意者,業務主管單位承辦人員於指定之日前,應即 檢出相關卷證,依序編列卷宗,並填載使用卷證清單(格式如附件四 ),載明案由、頁數等待申請人洽閱。但編列卷宗前,應先檢查,如 有依法令不應交閱之文件,應先予彌封;申請人用畢後,業務主管單 位承辦人員應於當日將卷證歸檔。 八、申請人使用卷證注意事項: (一)申請人應依指定時間到達指定處所,於使用卷證登記簿(格式如附 件五)上簽名或蓋章,並經業務主管單位承辦人員核驗身分證明文 件及本署通知書無誤後,始交付卷證。 (二)申請人依所申請事項使用卷證時,業務主管單位承辦人員應將申請 人身分證明文件正反影本黏貼於使用卷證清單上,以備查考,並應 全程注意。 (三)申請人如欲撤回使用卷證申請或無法於指定時間到達指定閱卷處所 ,至遲應於屆期前一日通知本署。 (四)申請人如未於指定使用卷證時間到達指定閱卷處所,本署為維護閱 卷秩序得另行指定使用卷證時間及處所。 九、使用卷證應在指定閱卷處所為之,業務主管單位承辦人員應告知申請 人使用之卷證如有毀損,應負法律上之責任,並應遵守下列事項: (一)不得將卷證攜出閱卷處所。 (二)對於卷證不得添註、塗改、更換、抽取、圈點、污損或作其他記號 機。 (三)裝訂之卷內資料不得拆散,證物或樣品不得拆解。 (四)不得有其他損壞卷證資料之行為。 (五)卷內資料、證物或樣品於閱覽後,仍照原狀存放。 (六)不得有喧嘩或其他妨礙秩序之行為。 (七)申請人抄錄卷證不得使用黑色墨汁或墨水。 申請人違反前項各款規定者,業務主管單位承辦人員得當場中止其閱 卷;違反前項第二款或第四款規定者,除中止其閱卷外,並應依法處 理。 十、申請使用卷證有下列第一款至第七款情形之一,本署得拒絕其申請使 用,但有行政程序法第四十六條情形者,從其規定: (一)有關國家機密者。 (二)有關犯罪資料者。 (三)有關工商秘密者。 (四)有關學識技能檢定及資格審查之資料者。 (五)有關人事及薪資資料者。 (六)依法令或契約有保密之義務者。 (七)其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。 十一、本署閱卷處所開放時間為星期一至星期五上午九時至十二時及下午 一時三十分至五時;國定假日及其他特殊原因不對外開放。