主    旨：檢陳本所訂定「花蓮縣吉安鄉公所資料卷宗申請閱覽抄錄複製注意事項」
          暨「花蓮縣吉安鄉公所受理民眾申請閱覽抄錄複製資料卷宗標準作業程序
          」各乙份，惠請刊登花蓮縣政府公報，請  鑒核。
說    明：一、依據行政程序法第一百六十條規定辦理。
          二、本注意事項暨作業程序奉  核准自發布日起施行。
          三、副本函知下達本所各課室，請轉知各承辦人員依循辦理。
正    本：花蓮縣政府
副    本：本所主任秘書、民政暨原住民事務課、財政課、農業課、社會暨客家事務
          課、建設課、主計室、人事室、政風室、示範托兒所、清潔隊、圖書館、
          行政室

附    件：花蓮縣吉安鄉公所資料卷宗申請閱覽抄錄複製注意事項
          一、花蓮縣吉安鄉公所（以下簡稱本所）資料、卷宗申請閱覽、抄錄、複
              製（以下簡稱閱覽），除法令另有規定外，依本注意事項行之。
          二、申請閱覽資料、卷宗者，應填具申請書，或以書面載明姓名、出生年
              月日、國民身分證統一編號及設籍或通訊地址及聯絡電話。如係法人
              或團體者，其名稱、立案證號、事務所或營業所在地及管理人或代表
              人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所；申請人為外國人、法人或
              團體者，並應註明其國籍、護照號碼及相關證明文件。
              前項申請書得以親自持送或以書面通訊方式為之。
          三、本所受理之申請案件，依申請應用之資料、卷宗性質，由業務承辦課
              室負責審核辦理。
          四、本所對於申請案件，應自受理申請書之日起 15 日內為准駁之決定，
              並依下列各款規定以書面通知申請人：
          （一）駁回申請者，應敘明理由。
          （二）准許申請者，應載明閱覽日期、時間及地點。
              前項准駁之期限，必要時得延長之。但以一次為限，延長之時間不得
              逾 15 日。
              申請之方式或要件不備，其能補正者，應通知申請人於 7  日內補正
              ；不能補正或屆期不補正者；得逕行駁回之。
          五、本所提供應用之資料、卷宗，如其中一部分有必要限制公開，應僅就
              其他可公開部分提供之。
          六、申請人應於指定日期親至指定地點，出示核准通知書及身分證明文件
              或委任書，依規定完成登記程序後，始得由承辦人員陪同閱覽資料、
              卷宗。
              申請人未依前項規定辦理者，本所得拒絕提供閱覽。
              承辦人員檢核申請人證件無誤後，應將其證件暫時代管，於閱畢繳費
              後歸還。
          七、申請人如需助理人員陪同閱覽資料、卷宗，應事先提出申請。
              前項助理人員須年滿 20 歲，且以 1  人為限。
              閱覽資料、卷宗時，不得僅由助理人員單獨在場，申請人對其助理人
              員之行為應負連帶責任。
          八、申請人或其助理人員閱覽、抄錄或複製資料卷宗，應保持資料卷宗資
              料之完整，並不得有下列行為：
          （一）添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損資料卷宗。
          （二）拆散或重組已裝訂完成之資料卷宗。
          （三）攜帶食物、飲料、刀片、墨汁及修正液等易污損資料卷宗之物品。
          （四）私自進入資料卷宗作業處所或庫房。
          （五）私自影印、攝影。
          （六）僅由助理人員單獨在場閱覽。
          （七）以其他方法破壞資料卷宗或變更資料卷宗內容。
              違反前項規定，承辦人應停止其閱覽或抄錄；其涉及刑事責任者，移
              送司法警察機關偵辦。
          九、申請人及其助理人員於閱畢後，應將資料、卷宗交還承辦人員點收。
          十、同一案件申請閱覽次數以一次為限。但依情形足認申請人有正當理由
              者，得准予續閱。
              申請人如不能於指定日期內閱畢，得申請另訂日期續閱。
          十一、申請人使用本所之機器影印資料、卷宗，不論影印成效如何，均以
                用紙數合計其總金額，其收費依據檔案管理局 93 年 6  月 16 日
                修正之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」收費。
          十二、本注意事項自發布日施行。

附    件：花蓮縣吉安鄉公所受理民眾申請閱覽抄錄複製資料卷宗標準作業程序
          壹、目的：為落實政府資訊公開，提供優質檔案應用服務，以保障民眾權
              益，並兼顧資料、卷宗安全之維護，特訂定本標準作業程序，俾供民
              眾遵循。
          貳、相關法令及規定：
            一、行政程序法第四十六條。
            二、政府資訊公開法。
            三、檔案法。
            四、檔案法施行細則。
          參、民眾應附證件、書表、表單、附件：
            一、吉安鄉公所資料卷宗閱覽抄錄複製申請書（含填寫須知，計 2  頁
                ）。
            二、吉安鄉公所資料卷宗申請閱覽抄錄複製注意事項（含收費標準計 3
                頁）。
            三、委任書。
            四、同意書。
            五、吉安鄉公所資料卷宗續閱申請書。
          肆、內部行政作業使用表單、附件：
            一、吉安鄉公所函（稿）－駁回申請。
            二、吉安鄉公所函（稿）－同意申請。
          伍、名詞解釋：
            一、複製：指複印、翻拍、列印、沖洗、拷貝等作業。
            二、卷宗：指依照一定文書處理流程後，所產生之文字或非文字資料及
                其附件。
          陸、作業內容：
            一、流程圖：如附件一。
            二、流程說明：如附件二。