1 一、新北市政府（以下簡稱本府）為使本府所屬各機關（以下簡稱各機關
）推展與執行檔案管理業務，健全檔案管理，提供優質檔案應用服務
，發揮檔案功能，依檔案法施行細則第二十六條規定訂定本要點。
2 二、各機關檔案管理，除檔案法及相關法規另有規定外，依本要點規定辦
理。
3 三、各機關檔案管理，由該機關統一規劃，以集中管理為原則。
4 四、各機關辦畢案件，承辦單位或文書單位應於五日內，併同歸檔清單如
附件一，送檔案管理單位點收歸檔。歸檔清單一式二份，經檔案管理
單位簽收後，各執一份備查。
機密案件歸檔時，承辦人員應另以專用封套裝封如附件二，依規定填
寫相關欄位，並於彌封處加蓋職名章。
5 五、歸檔案件以原件為原則；有附件者，每一種以一份為限。
6 六、歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理單位應列印歸檔案件退件清
單如附件三，將其退回承辦單位或文書單位補正：
（一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。
（二）案件污損或內容不清楚。
（三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會。
（四）案件未編列文號或文號有誤。
（五）案件未填註保存年限或分類號。
（六）案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤。
（七）案件有二頁以上，未蓋騎縫章。
（八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋樣張或註銷之字樣。
（九）案件與歸檔清單之登載不符。
（十）案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。
7 七、各機關辦畢案件已逾歸檔期限仍未歸檔者，應定期列印逾期未歸檔案
件稽催單如附件四，以電話聯繫或發函稽催。
8 八、檔案管理單位應每月統計檔案歸檔數量，製作歸檔案件月統計表如附
件五，於次月陳權責長官核閱。
9 九、各機關之檔案分類表得與保存年限區分表結合編訂，依其職掌之業務
性質區分為類、綱、目、節、項，並定期檢討修正。
10 十、立案立卷編目應依下列規定辦理：
（一）歸檔案件依年度及分類號立案立卷編目，並註明檔號。
（二）附件以隨原文裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應在原稿稿面加註
附件另存字樣，註記附件序號，並於附件本身及附件封面如附件六
，註記序號、單位、檔號、文號、附件名稱及數量後套封，案卷目
次表應註明附件序號。
11 十一、各機關應依國家發展委員會檔案管理局規定期限前，將檔案目錄彙
送該局。
12 十二、每一檔案卷夾以存放同分類號案件為限，厚度以三公分為原則，如
置不同案名之案件，其目次表如附件七應分別製作，每案依目次號
大小依序排列整齊，首頁得放置調案紀錄單如附件八，每一檔案卷
夾得加裝封面如附件九及封底。
13 十三、整理檔案應注意下列事項：
（一）檔案上加附之金屬物應予去除。如有皺摺，應予理平；如有破損
，應予修補；裝訂時不得掉頁、倒頁、壓字、損壞檔案或妨害閱
讀。
（二）檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公文用
紙，並經權責長官核可後併案裝訂。
（三）檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左、右、底三面邊緣應保持
整齊；過寬、過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案內容；未
達規定標準者，應以公文用紙襯貼。
（四）檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應以公
文用紙襯貼，不得脫離原件。
14 十四、檔案經整理後，應依下列方式辦理上架：
（一）永久保存與定期保存檔案，得分置存放。
（二）檔案應依紙質類、攝類、錄影（音）帶類及電子媒體類等不同媒
體型式，分區、分類保管。
（三）按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右、由上至下直
立排列。
（四）檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。
（五）檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定期查檢
有無標示脫落或需更改等情事。
15 十五、各機關為保管檔案，應設置檔案庫房。
機密檔案應與一般檔案分別存放，並應另備保險箱或其他具安全防
護功能箱櫃，裝置密鎖存放之，並指定專人負責管理。
16 十六、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員未經許可，不
得擅自進入，並定期實施清潔消毒及蟲鼠黴菌之防治。
17 十七、各機關申請借調檔案時，應依新北市政府所屬各機關借調檔案應行
注意事項辦理。
18 十八、各機關檔案應用，依新北市政府所屬各機關受理民眾申請閱覽抄錄
複製檔案標準作業程序辦理。
19 十九、各機關檔案管理單位至少每年應辦理檔案清理一次。
20 二十、機密檔案未經解密，不得銷毀。
21 二十一、各機關對於已屆保存年限之檔案，應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄如附件十，送會相關單位，經確認無延長保存必要者，並
製作檔案銷毀計畫如附件十一，併同檔案分類及保存年限區分表
，函送新北市政府文化局選取具文獻參考價值檔案。
依前項規定完成選取程序後，應連同檔案銷毀目錄及檔案銷毀計
畫，轉由新北市政府秘書處層送國家發展委員會檔案管理局審核
。
22 二十二、各機關移轉永久保存之檔案，屆滿移轉年限之檔案，應先辦理檔
案保存價值鑑定，經鑑定仍具永久保存價值者，應編製檔案移轉
目錄如附件十二，併同鑑定報告層送本府彙送國家發展委員會檔
案管理局。
1 一、新北市政府（以下簡稱本府）及所屬各機關（以下簡稱各機關）為推
展與執行檔案管理業務，健全檔案管理，提供優質檔案應用服務，發
揮檔案功能，特依檔案法施行細則第二十六條規定訂定本要點。
2 二、各機關檔案管理，除檔案法及相關法規另有規定外，依本要點規定辦
理。
3 三、各機關檔案管理，由該機關統一規劃，以集中管理為原則。
4 四、各機關辦畢案件，承辦單位或文書單位應於五日內，併同歸檔清單如
附件一送檔案管理單位點收歸檔。歸檔清單一式二份，檔案管理單位
簽收後，各執一份備查。
機密案件歸檔時，承辦人員應另以機密檔案專用封套裝封如附件二，
依規定填寫相關欄位，並於彌封處加蓋職名章。
5 五、歸檔案件以原件為原則，有附件者，每一種以一份為限。
6 六、歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理單位應列印歸檔案件退件清
單如附件三，將其退回承辦單位或文書單位補正：
（一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。
（二）案件污損或內容不清楚。
（三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
（四）案件未編列文號或文號有誤者。
（五）案件未填註保存年限或分類號者。
（六）案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
（七）案件有二頁以上，未蓋騎縫章者。
（八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋樣張或註銷之字樣者。
（九）案件與歸檔清單之登載不符者。
（十）案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。
7 七、各機關辦畢案件已逾歸檔期限仍未歸檔者，應定期列印逾期未歸檔案
件稽催單如附件四，以電話聯繫或發函稽催請其歸檔。
8 八、檔案管理單位應每月統計檔案歸檔數量，製成歸檔案件數量統計表如
附件五，於次月五日前簽報權責長官核閱，作為日後檔案管理業務之
參考。
9 九、各機關之檔案分類表得與保存年限區分表結合編訂，依其職掌之業務
性質區分類、綱、目、節、項，並定期檢討修正之。
10 十、立案立卷編目應依下列規定辦理：
（一）歸檔案件依年度及分類號立案立卷編目，並註明檔號。
（二）附件以隨原文裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應在原稿加蓋附件
另存之戳記，註記附件序號，並於附件本身及附件封面如附件六註
記序號、單位、檔號、文號、附件名稱及數量後套封，案卷目次表
應註明附件序號及名稱。
11 十一、各機關應對檔案法施行前未屆滿保存年限之檔案進行回溯建檔。
各機關檔案目錄應以電子形式編製，並依檔案管理局規定期限前，
將檔案目錄彙送檔案管理局。
12 十二、每一檔案卷夾以存放同分類號案件為限，厚度以三公分為原則，按
目次號大小依序排列整齊，首頁應放置調案紀錄單如附件七及案卷
目次表如附件八，案卷前後加裝封面如附件九及封底。
13 十三、整理檔案應注意下列事項：
（一）檔案上加附之金屬物應予去除，如有皺摺，應予理平，如有破損
，應予修補，裝訂時不得掉頁、倒頁、壓字、損壞檔案或妨害閱
讀。
（二）檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公文用
紙，並經權責長官核可後併案裝訂。
（三）檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持整齊
；過寬過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案內容；未達規定
標準者，應以公文用紙襯貼。
（四）檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應以公
文用紙襯貼，不得脫離原件。
14 十四、檔案經整理後，應依下列方式辦理上架：
（一）永久保存與定期保存檔案得分置存放。
（二）檔案應依紙質類、攝類、錄影（音）帶類及電子媒體類等不同媒
體型式分區分類保管。
（三）按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下直
立排列。
（四）檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。
（五）檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定期查檢
有無標示脫落或需更改等情事。
15 十五、各機關為保管檔案，應設置檔案庫房。
機密檔案應與一般檔案分別存放，並應另備保險箱或其他具安全防
護功能箱櫃，裝置密鎖存放之，並指定專人負責管理。
16 十六、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員未經許可，不
得擅自進入，並定期實施清潔消毒及蟲鼠黴菌之防治。
17 十七、申請借調檔案時，得以案件或案卷為單位，由調案人填具調案單如
附件十，檔案管理單位對調出之檔案得於裝訂處加貼彩蝶紙或逐頁
加蓋騎縫章。
18 十八、依法有權調用檔案之機關，應備函載明法律依據、調用目的及調用
期間，由業務承辦單位依來函簽辦，經本機關權責長官核准後，向
檔案管理單位辦理調卷，並負稽催之責。
19 十九、借調檔案應於十五日內歸還，期滿仍需繼續使用，應提出展期申請
，每次展期日數同借調期限。
展期次數超過三次者，仍需使用檔案時，應先行歸還檔案後，再依
前項規定辦理借調。
機關間借調檔案展期應備函提出請求，由業務承辦單位依來函簽辦
，經本機關權責長官核准後辦理。
機密檔案之借調、展期應依前三項程序辦理，惟每次借調（展期）
期間最長以七日為限。
20 二十、檔案歸還時，檔案管理人員應詳加檢查檔案完整無誤後，將調案單
歸還調案人。
21 二十一、對於已逾歸還期限且未辦理展期者，檔案管理人員應定期列印逾
期未歸還檔案稽催單如附件十一向調案人或所屬單位辦理發函催
歸。
22 二十二、檔案管理單位應每月統計調案數量，製成調案數量統計表如附件
十二，於次月五日前簽報權責長官核閱，作為日後檔案管理業務
之參考。
23 二十三、申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由為之，各機關非
有法律依據不得拒絕。
24 二十四、各機關檔案應用，依新北市政府受理民眾申請閱覽抄錄複製檔案
標準作業程序辦理。
25 二十五、各機關檔案管理單位至少每年應辦理檔案清查一次，以利辦理後
續銷毀、移轉或其他必要之處理。
26 二十六、機密檔案未經解密，不得銷毀。
27 二十七、各機關已屆保存年限之檔案，檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄
如附件十三，送會相關單位，如無延長保存必要者，應制定檔案
銷毀計畫如附件十四併同檔案分類及保存年限區分表，函送本府
文化局選取具文獻參考價值檔案後，轉送本府層送檔案管理局。
28 二十八、各機關移轉永久保存之檔案，屆滿移轉年限之檔案，應先辦理檔
案保存價值鑑定，經鑑定仍具永久保存價值者，應編製檔案移轉
目錄如附件十五，併同鑑定報告層送本府層送檔案管理局。
29 二十九、各機關檔案管理人員，得隨時觀摩本府檔案管理作業，溝通觀念
與作法，以健全檔案管理。
30 三十、本府定期輔導各機關檔案管理情形，舉辦教育訓練，提昇檔案管理
人員專業素養，統一各機關分歧之檔案管理品質。