四十五、擬辦文書應注意事項如下：
    （一）對於收文人員送交之公文，或根據工作分配、機關首長或單位
          主管以手諭或口頭交付須辦理者，承辦人員應即行擬辦，並將
          辦理情形登錄於公文系統或記載於公文登記簿，以備查詢。
    （二）承辦人員對其職責範圍內之事件，認為必須以文書表示意見或
          查詢事項時，得自行擬辦。
    （三）未經收文人員編號收文之文件，應送收文人員編號登錄後再行
          擬辦。
    （四）擬辦文書，依法令規定必須先經會議決定者，應按規定提會處
          理。法令已有明文規定者，依規定擬稿送核，無法令規定而有
          慣例者依慣例。適用法令時，依法律優於命令、後法優於前法
          、特別法優於普通法、後令優於前令及下級機關之命令不得牴
          觸上級機關之命令等原則處理。
    （五）處理案件，須先經查詢、統計、核算、考驗、籌備、設計等手
          續者，應先完成相關手續，如非短時間所能完成時，宜先將原
          由向對方說明。
    （六）承辦人員對本案原有文卷或有關資料，應詳予查閱，以為擬辦
          處理之依據或參考。該文卷或資料，必要時應摘要附送主管，
          作為核決之參考。
    （七）簽具意見，應力求簡明具體，不得模稜兩可或晦澀不清，尤應
          避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣。
    （八）重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應敘明案情
          簽請核示或當面請示後，再行簽辦。
    （九）承辦人員擬辦案件，應依輕重緩急，急要者提前擬辦，其他亦
          應依序辦理，並應於規定時限完成，不得積壓。
    （十）承辦人員對於來文或簽擬意見，如情節較繁複或文字較長者，
          宜摘提要點，或於適當處作必要之註記，以利核閱。
    （十一）承辦人員對於來文之附件，有抽存待辦之必要者，應於來文
            上書明「附件抽存待辦」字樣，並簽名或蓋章，附件除書籍
            等另有指定單位保管者外，應於辦畢後歸檔。
    （十二）下列文件，得逕行簽擬存查：
           1、無轉行或答復必要之文件。
           2、下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。
           3、本機關蒐集或受贈與之參考資料。
           4、屬通知或參考性質之副本。
    （十三）下列來文，應併辦處理：
           1、各件公文案情相同者。
           2、同一案情之正副本。
    （十四）下列來文，應彙辦處理：
           1、須彙整始能辦理答復或轉行之各件公文。
           2、蒐集資料之對象回復之各件公文。