主 旨:檢送本部修正之「內政部檔案申請閱覽須知」及「申請閱覽作業流程圖」
各一份,請 查照。
說 明:為因應檔案法相關規範,爰參照檔案法第十七條至第二十一條對申請檔案
閱覽、抄錄、複製及收費標準等之相關規定,修正本部九十年二月五日台
(九十) 內總字第九○七六○○二號函訂之「內政部檔案申請閱覽須知」
及「申請閱覽作業流程圖」。
附 件:內政部檔案申請閱覽須知
一 內政部 (以下簡稱本部) 為辦理檔案法第十七條、第十八條及行政程
序法第四十六條規定事項,爰訂定本須知。
二 申請閱覽、抄錄或複印或攝影 (以下簡稱閱覽) 資料或卷宗 (以下稱
檔案) ,以案件或案卷為單位,應以書面方式向本部申請;未以書面
申請者,受理單位應告知其應以書面申請。
三 受理單位受理申請後應審查是否合於檔案法第十七條、第十八條或行
政程序法第四十六條之規定。如依法令不得提供閱覽或應依其他法令
申請閱覽者,應以書面敘明理由通知申請人。
四 受理閱覽之申請,應自受理申請書之日起三十日內為准駁之決定。
五 經核准閱覽者,受理單位應於核准通知書中載明閱覽之時間、地點及
應注意事項,通知申請人。
六 申請人至本部閱覽時,閱覽室專責人員應收驗其核准通知書及身分證
明文件或委任書;身分證明文件應於檔案閱覽完畢點收受後交還。
七 閱覽室專責人員應指導及監督閱覽人閱覽檔案,如有飲食、吸煙、破
壞環境整潔或妨害安寧等情事,應予勸告制止,經勸告制止仍不聽從
者,應終止其閱覽,並記錄之。
八 受理單位業務承辦人員應陪同閱覽人閱覽檔案。
九 閱覽人閱覽檔案如有下列情事之一,閱覽室專責人員或受理單位業務
承辦人員應立即予以制止,告知其不得續閱後,停止其閱覽或抄錄,
並記錄之。其涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦。
(一) 有添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案之行為者。
(二) 有拆散已裝訂完成檔案之行為者。
(三) 以其他方法破壞檔案或變更檔案內容之行為者。
一○ 閱覽室專責人員或業務承辦人員應告知閱覽人,抄錄檔案時不得使
用墨汁或墨水。
一一 閱覽、抄錄檔案,每二小時收取費用新臺幣五十元,不足二小時,
以二小時計算;使用本部之影印機黑白複印檔案者,複印費用 (B4
尺寸以下) 每張應繳納新臺幣二元,(A3 尺寸) 每張應繳納新臺幣
三元,不論影印成效如何,概以用紙數合計其總金額。
一二 本部所屬機關 (構) 、學校及中部辦公室得另定規定辦理申請檔案
閱覽事宜。光碟、微縮片等特殊資料或卷宗,亦同。
附 件:內政部檔案申請閱覽作業流程
一 書面申請-當事人應以書面申請。
二 調卷-業務單位審核,再向檔案管理單位調卷時,註明申請閱覽及需
以案件或案卷調出。
三 陳核-調卷後先簽會政風單位,再陳請核示。
四 通知閱卷-核准後,函復當事人閱卷時間、地點,副本抄送檔案管理
單位。
五 閱卷-當事人出示通知書及身分證明文件,由業務承辦人陪同閱卷、
影印。
六 繳費-繳納閱覽檔案費用,影印資料者,另繳影印費用。
七 返卷-當事人閱卷完畢,由業務單位負責還卷。
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