1 一、新北市政府(以下簡稱本府)為使本府所屬各機關(以下簡稱各機關
)推展與執行檔案管理業務,健全檔案管理,提供優質檔案應用服務
,發揮檔案功能,依檔案法施行細則第二十六條規定訂定本要點。
2 二、各機關檔案管理,除檔案法及相關法規另有規定外,依本要點規定辦
理。
3 三、各機關檔案管理,由該機關統一規劃,以集中管理為原則。
4 四、各機關辦畢案件,承辦單位或文書單位應於五日內,併同歸檔清單如
附件一,送檔案管理單位點收歸檔。歸檔清單一式二份,經檔案管理
單位簽收後,各執一份備查。
機密案件歸檔時,承辦人員應另以專用封套裝封如附件二,依規定填
寫相關欄位,並於彌封處加蓋職名章。
5 五、歸檔案件以原件為原則;有附件者,每一種以一份為限。
6 六、歸檔案件如有下列情形之一者,檔案管理單位應列印歸檔案件退件清
單如附件三,將其退回承辦單位或文書單位補正:
(一)案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存。
(二)案件污損或內容不清楚。
(三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會。
(四)案件未編列文號或文號有誤。
(五)案件未填註保存年限或分類號。
(六)案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤。
(七)案件有二頁以上,未蓋騎縫章。
(八)樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋樣張或註銷之字樣。
(九)案件與歸檔清單之登載不符。
(十)案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。
7 七、各機關辦畢案件已逾歸檔期限仍未歸檔者,應定期列印逾期未歸檔案
件稽催單如附件四,以電話聯繫或發函稽催。
8 八、檔案管理單位應每月統計檔案歸檔數量,製作歸檔案件月統計表如附
件五,於次月陳權責長官核閱。
9 九、各機關之檔案分類表得與保存年限區分表結合編訂,依其職掌之業務
性質區分為類、綱、目、節、項,並定期檢討修正。
10 十、立案立卷編目應依下列規定辦理:
(一)歸檔案件依年度及分類號立案立卷編目,並註明檔號。
(二)附件以隨原文裝訂為原則,如難以併同裝訂時,應在原稿稿面加註
附件另存字樣,註記附件序號,並於附件本身及附件封面如附件六
,註記序號、單位、檔號、文號、附件名稱及數量後套封,案卷目
次表應註明附件序號。
11 十一、各機關應依國家發展委員會檔案管理局規定期限前,將檔案目錄彙
送該局。
12 十二、每一檔案卷夾以存放同分類號案件為限,厚度以三公分為原則,如
置不同案名之案件,其目次表如附件七應分別製作,每案依目次號
大小依序排列整齊,首頁得放置調案紀錄單如附件八,每一檔案卷
夾得加裝封面如附件九及封底。
13 十三、整理檔案應注意下列事項:
(一)檔案上加附之金屬物應予去除。如有皺摺,應予理平;如有破損
,應予修補;裝訂時不得掉頁、倒頁、壓字、損壞檔案或妨害閱
讀。
(二)檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原承辦單位查明補註於公文用
紙,並經權責長官核可後併案裝訂。
(三)檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左、右、底三面邊緣應保持
整齊;過寬、過大者,得予裁切折疊,但不得損及檔案內容;未
達規定標準者,應以公文用紙襯貼。
(四)檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小時,應以公
文用紙襯貼,不得脫離原件。
14 十四、檔案經整理後,應依下列方式辦理上架:
(一)永久保存與定期保存檔案,得分置存放。
(二)檔案應依紙質類、攝類、錄影(音)帶類及電子媒體類等不同媒
體型式,分區、分類保管。
(三)按檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右、由上至下直
立排列。
(四)檔案架應預留架位空間,以利後續檔案排架。
(五)檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示,並定期查檢
有無標示脫落或需更改等情事。
15 十五、各機關為保管檔案,應設置檔案庫房。
機密檔案應與一般檔案分別存放,並應另備保險箱或其他具安全防
護功能箱櫃,裝置密鎖存放之,並指定專人負責管理。
16 十六、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制,非檔案管理人員未經許可,不
得擅自進入,並定期實施清潔消毒及蟲鼠黴菌之防治。
17 十七、各機關申請借調檔案時,應依新北市政府所屬各機關借調檔案應行
注意事項辦理。
18 十八、各機關檔案應用,依新北市政府所屬各機關受理民眾申請閱覽抄錄
複製檔案標準作業程序辦理。
19 十九、各機關檔案管理單位至少每年應辦理檔案清理一次。
20 二十、機密檔案未經解密,不得銷毀。
21 二十一、各機關對於已屆保存年限之檔案,應由檔案管理單位製作檔案銷
毀目錄如附件十,送會相關單位,經確認無延長保存必要者,並
製作檔案銷毀計畫如附件十一,併同檔案分類及保存年限區分表
,函送新北市政府文化局選取具文獻參考價值檔案。
依前項規定完成選取程序後,應連同檔案銷毀目錄及檔案銷毀計
畫,轉由新北市政府秘書處層送國家發展委員會檔案管理局審核
。
22 二十二、各機關移轉永久保存之檔案,屆滿移轉年限之檔案,應先辦理檔
案保存價值鑑定,經鑑定仍具永久保存價值者,應編製檔案移轉
目錄如附件十二,併同鑑定報告層送本府彙送國家發展委員會檔
案管理局。
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