若行政機關已無持有或保管該資料者，當事人自無從要求行政機關提供該 資料供其申請閱覽及影印。
主管機關如已提供函文影本足使公務員知悉其調職原因者，即無須提供原 告閱覽、複印人事資料或內部單位之擬稿、準備作業資料等函稿原件。