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十八、「函」之製作要領如下： （一）文字敘述應儘量使用明白曉暢，詞意清晰之文字。 （二）文句應正確使用標點符號。 （三）轉敘來文，僅須摘述要點，避免層層套敘，來文過長無法摘述時 ，可列為附件。 （四）應避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。 （五）應使用語氣肯定、詞句堅定、互相尊重之語詞。 （六）函的結構，一律採「主旨」、「說明」、「辦法」三段式。案情 簡單可用「主旨」一段完成者，無須分割為二段、三段；「說明 」、「辦法」二段段名，均得因事、因案加以活用。