十六、本府公文之類別及用法如下：
（一）令：公（發）布新北市（以下簡稱本市）自治法規、解釋性規定
與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。
（二）呈：對總統有所呈請或報告時使用。
（三）函：各機關處理公務有下列情形之一時使用：
1、上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復，或下達行政
規則時。
2、下級機關對上級機關有所請求或報告時。
3、同級機關或不相隸屬機關間行文時。
4、民眾與機關間之申請與答復時。
（四）公告：各機關就主管業務或依據法規規定，向公眾或特定對象宣
布周知時使用。
（五）其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如：
1、書函：
（1）於公務未決階段需要磋商、陳述及徵詢意見、協調或通報時
使用。
（2）答復內容無涉准駁、解釋之簡單案情，寄送普通文件、書刊
，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如
函之正式性。
2、開會通知單（如附件一）或會勘通知單（如附件二）：召集會
議或辦理會勘時使用。
3、公務電話紀錄（如附件三）：公務上聯繫、洽詢、通知等以電
話簡單正確說明之事項，經通話後，發（受）話人如認有必要
，得將通話紀錄作成二份，一份送達受（發）話人簽收，雙方
附卷，以供查考。
4、簽（如附件四）：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上
級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。
5、便簽（如附件五）：以單位名義於洽商或回復公務時使用。
6、其他：手諭、報告、箋函、聘書、證明書、證書、執照、契約
書、提案、紀錄、說帖及其他定型化處理之公文，依公務性質
及處理方式等使用者。
|